Ce qui arrive aux signets et formulaires quand on fusionne des PDF

Fusionner deux PDF ressemble à l'opération la plus simple du traitement documentaire : placer ces pages après celles-là. Les pages passent parfaitement. Mais un PDF contient des éléments qui n'appartiennent à aucune page en particulier, et c'est là que les fusions déraillent.

C'est la partie qu'aucun outil ne vous signale, aussi la voici dans son intégralité.

Un PDF n'est pas qu'une pile de pages

Un fichier PDF contient un arbre de pages — les pages elles-mêmes, avec leur texte, leurs images et leurs dimensions. Il possède aussi des structures au niveau du document, qui coexistent avec l'arbre de pages et y font référence :

• Le plan, c'est-à-dire ce que votre lecteur affiche dans le panneau des signets
• L'AcroForm, un catalogue au niveau du document recensant tous les champs de formulaire interactifs
• Les destinations nommées, les cibles vers lesquelles pointent les liens internes
• Les métadonnées du document et le dictionnaire de chiffrement si le fichier est protégé par un mot de passe

Une fusion crée un nouveau document vide et y copie les pages. Tout ce qui est attaché à une page la suit. Tout ce qui existait au niveau du document ne suit pas, car rien ne le reconstruit.

Ce qui survit

Le contenu des pages. Texte, polices, graphiques vectoriels et images arrivent exactement tels qu'ils étaient. Une fusion ne ré-encode ni ne dégrade quoi que ce soit.

Les dimensions et l'orientation des pages. Chaque page conserve sa propre taille. Fusionner des pages A4 en portrait avec des pages US Letter en paysage produit un document contenant les deux formats, ce qui est correct même si l'aspect paraît hétérogène.

Les annotations et liens. Commentaires, surlignages, notes adhésives et zones de lien sont stockés sur la page, ils passent donc. Un lien pointant vers un site web fonctionne toujours.

L'apparence visuelle des champs de formulaire. Les cases et leur contenu actuel s'affichent correctement.

Ce qui ne survit pas

Signets et plan

C'est la perte la plus fréquemment ignorée. Si vous fusionnez trois rapports de 80 pages ayant chacun un plan de chapitres complet, le document combiné de 240 pages s'ouvre avec un panneau de signets vide.

Rien n'a été corrompu — le plan vivait simplement au niveau du document de chaque fichier source, et le nouveau document a été créé sans. Il n'est pas possible de récupérer les plans d'origine à partir du fichier fusionné après coup.

Formulaires à remplir

C'est la perte la plus préjudiciable. Les champs de formulaire dépendent du catalogue AcroForm au niveau du document. Le widget visible est sur la page et se copie, mais l'enregistrement qui en fait un champ ne suit pas.

En pratique : le formulaire semble normal, mais cliquer sur une case peut ne rien faire, les valeurs saisies peuvent ne pas être sauvegardées, et un système recevant le fichier peut ne lire aucune donnée de champ. L'aspect est correct, mais le comportement ressemble à une image d'un formulaire.

Si vous devez combiner des documents et conserver un formulaire fonctionnel, remplissez et aplatissez le formulaire avant de fusionner. Remplir un formulaire PDF inscrit les valeurs dans la page, après quoi elles font partie du contenu de la page et survivent à toute fusion.

Références croisées internes

Une table des matières dont les entrées renvoient à des sections repose sur des destinations nommées. Celles-ci sont au niveau du document, si bien que les entrées deviennent généralement inactives — le texte demeure, le saut ne se produit pas.

Mots de passe et chiffrement

Un PDF chiffré ne peut pas être fusionné tant qu'il est verrouillé. Supprimez d'abord la protection avec Déverrouiller le PDF, qui nécessite le mot de passe, puis fusionnez. Le résultat est non protégé ; réappliquez la protection ensuite avec Protéger le PDF si nécessaire.

Métadonnées du document

Titre, auteur, sujet et mots-clés appartiennent aux documents sources. Le fichier fusionné commence vierge.

Pourquoi les outils fonctionnent ainsi

Ce n'est pas de la négligence. Fusionner correctement ces structures implique de résoudre de véritables conflits sans bonne réponse universelle.

Si deux documents ont chacun un signet appelé « Introduction » pointant vers leur propre page 1, le plan fusionné doit contenir les deux, imbriqués quelque part, dans un certain ordre — et quel que soit le choix de l'outil, il sera faux pour quelqu'un. Si les deux documents ont un champ texte nommé signature, un AcroForm fusionné ne peut pas contenir deux champs différents portant le même nom ; l'un doit être renommé, ce qui brise tout système qui attendait ce nom.

Copier les pages et repartir de zéro est prévisible. Vous perdez le plan, mais vous n'en obtenez jamais un silencieusement corrompu.

Comment contourner le problème

Remplissez et aplatissez les formulaires en premier. Tout ce qui est inscrit dans la page survit.

Reconstruisez le plan en dernier. Si le document fusionné nécessite des signets, ajoutez-les après la fusion plutôt que de vous attendre à ce qu'ils se transmettent.

Utilisez les numéros de page pour la navigation. Dans un document fusionné, une référence imprimée (« voir page 147 ») survit là où un lien interne ne le fait pas. Ajoutez des numéros de page après la fusion, afin que la numérotation soit continue sur l'ensemble du document.

Vérifiez avant d'envoyer. Ouvrez le fichier fusionné et regardez le panneau des signets ainsi que les champs de formulaire. Trente secondes maintenant valent mieux qu'un destinataire vous disant que le formulaire ne fonctionne pas.

Conservez les sources. Si la fusion fait perdre quelque chose dont vous aviez besoin, vous voudrez récupérer les originaux.

Remarque sur la fusion partielle d'un fichier

Vous n'avez pas à fusionner des documents entiers. Fusionner des PDF accepte une plage de pages par fichier, ce qui vous permet de prendre les pages 3 à 9 d'un document et les pages 1 à 2 d'un autre en une seule passe. Tout ce qui précède s'applique toujours — vous copiez un sous-ensemble de pages, et les mêmes structures au niveau du document sont laissées de côté.

En bref : les fusions sont sûres pour le contenu et destructrices pour la structure. Sachez de laquelle votre document dépend avant de le combiner avec quoi que ce soit.

Questions fréquemment posées

Puis-je fusionner des PDF en conservant les signets ? Pas via la fusion elle-même. Le plan est une structure au niveau du document et le fichier fusionné est créé sans. Si le document combiné nécessite des signets, ajoutez-les après la fusion.

Pourquoi mon formulaire fusionné semble-t-il correct mais ne fonctionne-t-il pas ? Le champ visible est dessiné sur la page et se copie ; le catalogue au niveau du document qui l'enregistre en tant que champ interactif ne suit pas. Vous obtenez l'apparence sans le comportement.

Comment combiner des documents en conservant les données de formulaire ? Remplissez le formulaire en premier, afin que les valeurs fassent partie de la page, puis fusionnez. Remplir un formulaire PDF fait cela.

La fusion va-t-elle réduire la qualité de mes pages ? Non. Les pages sont copiées, pas ré-encodées. Une fusion est sans perte pour le contenu des pages.

Puis-je fusionner un PDF protégé par un mot de passe ? Pas tant qu'il est protégé. Supprimez d'abord le mot de passe avec Déverrouiller le PDF — ce qui nécessite de le connaître — puis fusionnez.

L'ordre des fichiers a-t-il de l'importance ? Oui, les pages apparaissent dans l'ordre dans lequel vous arrangez les fichiers. Vérifiez l'ordre avant de fusionner ; le modifier ensuite implique de diviser et de fusionner à nouveau.